De dubbele uitdaging: UPA en organisatieverandering

Als directeur operations bij PGGM is Sascha Eggenkamp verantwoordelijk voor de operationele uitvoering voor PMT. “De implementatie van UPA stond al langer op de agenda van PMT,” vertelt ze.

“Doordat het project plaatsvond in een overgangssituatie van MN naar PGGM, was het van belang om vanuit beide organisaties commitment uit te spreken,” legt Eggenkamp uit. “Henry en ik zijn samen ingestapt en hebben naar elkaar uitgesproken het project gezamenlijk naar de eindstreep te trekken. Henry als formeel opdrachtgever en ik als onderdeel van de stuurgroep.”

“Het feit dat mensen met kennis en ervaring over beide vestigingen bij elkaar in het project zijn gezet, was een succesfactor,” vult Henry aan. “Zo bundelden we de jarenlange UPA-praktijkervaring van PGGM met de kennis van het PMT-reglement en toenmalige processen. Dat leidde echt tot synergie.”

De complexiteit werd vergroot doordat tijdens het project een belangrijke organisatieverandering plaatsvond: MN Pensioenbeheer, de toenmalige uitvoeringsorganisatie van PMT, is op 1 juli 2024 samengegaan met PGGM. “Er waren veel verschillende stakeholders betrokken,” legt Jeroen van Schaik uit. “Zowel in Den Haag bij MN Pensioenbeheer, als bij PGGM in Zeist, het bestuur van PMT, en natuurlijk de 35.000 aangesloten werkgevers. Al deze belangen moesten goed worden behartigd.”

Grote efficiëntie door kennis en ervaring

De timing van de overgang was cruciaal. “Je kunt maar één keer per jaar over, namelijk op 1 januari,” licht Van Schaik toe. “Dat betekent dat alle IT-aanpassingen, datawijzigingen en voorbereidingen voor de werkgevers perfect moeten kloppen. De jarenlange ervaring bij PGGM met Uniforme Pensioen Aangifte (UPA) zorgde ervoor dat de implementatie snel en efficiënt kon verlopen.”

“Zo’n traject in een transitiefase over twee organisaties vraagt om de inzet van een programmamanager die zowel de inhoud van de programmasturing vakkundig voor rekening neemt, en tegelijkertijd verbinding weet te realiseren,” vertelt Eggenkamp. “Verbinding tussen verschillende collega’s, processen, vestigingen, werkwijzen. Dat heeft Jeroen goed aangevoeld. Zijn daadkracht heeft ervoor gezorgd dat knelpunten niet alleen werden geïdentificeerd, maar ook direct werden aangepakt.”

“Dit project laat zien dat we als PGGM in staat zijn om onze kennis en ervaring goed in te zetten om grote verandertrajecten efficiënt te realiseren,” benadrukt Eggenkamp.

Een geslaagde implementatie met bovengemiddeld resultaat

De implementatie is zeer succesvol verlopen. Meer dan 96% van de bij PMT aangesloten werkgevers gebruikt nu al de nieuwe UPA-aanlevermethode, terwijl vooraf was gerekend op ongeveer 80%.

“Daarmee is een lang gekoesterde wens van PMT in vervulling gegaan,” zegt Eggenkamp tevreden. “We ontvangen veel positieve reacties vanuit werkgevers, leveranciers van salarissoftware en administratiekantoren die gedurende het project steeds betrokken zijn geweest in klankbordgroepen.”

Voor werkgevers betekent dit een grote stap vooruit: ze kunnen gegevens nu met één druk op de knop vanuit hun salarisadministratie aanleveren.

“Werkgevers zijn heel positief over de overgang naar UPA,” vertelt Dikkema. “Deze overgang leidt tot minder vragen, positieve klantsignalen en grotere klanttevredenheid. Ook intern bij PGGM merken we de voordelen: bij accountbeheer is het merkbaar rustiger geworden door de correcte gegevensaanlevering.”

Hoewel de deelnemers (werknemers) de verandering niet direct merken, profiteren ook zij indirect van actuelere gegevens en een nog betere datakwaliteit in de pensioenadministratie.

De meerwaarde van expertise in pensioenen én transformatie

De pensioensector is complex, zowel qua inhoud als in de uitvoering.

“In een complex traject, met veel stakeholders zoals softwarepartijen, en impact op de hele procesketen, helpt het om een partner als Ensur in te zetten die het vakgebied van pensioenen kent,” benadrukt Eggenkamp. “Die snapt hoe processen impact hebben op werkgevers en deelnemers en begrijpt hoe de keten in elkaar zit.”

Een werkcultuur gebaseerd op vertrouwen en teamwork

Het succes van het project is nauw verbonden met de werkcultuur binnen PGGM. “We hebben recent een traject doorlopen om onze kernwaarden te definiëren,” legt Dikkema uit. “Deze zijn vertrouwen, teamwork en innovatie, waarvan met name de eerste twee zeer relevant waren voor dit traject.”

“Vertrouwen was een rode draad door het hele project,” bevestigt Eggenkamp. “Vertrouwen tussen de teams in Den Haag en Zeist dat we dit voor elkaar zouden krijgen, vertrouwen in het team, en vertrouwen in elkaars expertise.”

Daarnaast was teamwork bepalend voor het succes. “De manier waarop teams over beide locaties hebben samengewerkt was bijzonder effectief,” merkt Dikkema op. “Er was een open, nieuwsgierige houding waarbij medewerkers elkaar benaderden met respect voor elkaars expertise. Deze vernieuwende manier van samenwerken heeft echt bijgedragen aan het succes.”

“Het hele UPA-team heeft onder leiding van Jeroen eigenaarschap getoond door uitdagingen niet alleen te signaleren, maar ze daadwerkelijk op te pakken en door te voeren,” voegt Dikkema toe. “Het verantwoordelijkheidsgevoel was groot en heeft steeds gezorgd voor oplossingen en het halen van de projectdoelstellingen.”

Klaar voor de toekomst

Met de succesvolle implementatie van UPA heeft PMT een belangrijke stap gezet richting een nog efficiëntere pensioenadministratie en is het fonds goed voorbereid op toekomstige uitdagingen, waaronder de overgang naar het nieuwe pensioenstelsel.

“Voor andere klanten van PGGM levert de overgang naar UPA direct schaalvoordelen op. Dat is ook één van de doelstellingen van het samengaan van MN en PGGM,” concludeert Dikkema.