De requirementsfunnel; een SAFe geïnspireerde methode voor het implementeren van het pensioenakkoord
We zijn volop veranderingen aan het doorvoeren in de pensioensector. De interpretatie van de wetgeving en de praktische invullingen hiervan naar beleid zijn echter nog in ontwikkeling. Hoe implementeer je veranderingen als de veranderingen nog niet volledig duidelijk zijn?
De komende jaren beloven een periode vol leuke uitdagingen en te nemen beslissingen te worden. In onze whitepaper hebben we het gehad over de bijzondere context waarbinnen we de Wtp implementeren. In dit artikel willen we je meenemen in een passende, pragmatische methodiek om de nodige bedrijfsprocessen en systeemwijzigingen inzichtelijk te krijgen en over langere tijd te beheersen. Zélfs als deze herhaaldelijk wijzigen gedurende de implementatie.
Veranderende kaders geven een uitdaging
Eén onderdeel dat de context van de implementatie van het pensioenakkoord bijzonder maakt en waar we in deze transitie rekening mee moeten houden, is dat de implementatie plaatsvindt terwijl de kaders nog wijzigen. Door de combinatie van de omvang van de wijzigingen en de periode waarbinnen elk fonds over moet gaan, is er echter geen ademruimte om te wachten tot alles helder is. Dit geeft een uitdaging in de beheersing van het transitieproces.
Er is een aantal onderdelen waar we onder andere nog beweging in zien:
- Wetgeving en beleid; interpretatie van de wetgeving is wisselend en hier wordt over tijd een gezamenlijke invulling aan gegeven door de branche.
- Transitiekeuzes; te maken door fondsen, werkgevers, werknemers en uitvoeringsorganisaties die allen ruimte hebben binnen de wetgeving om invulling op een eigen manier vorm te geven. Het duurt vrij lang om tot definitieve beslissingen te komen, waardoor er op basis van voorlopige keuzes en werkhypothesen wordt gewerkt.
- Implementatiekeuzes; gedurende implementatie worden keuzes gemaakt voor de organisaties en systemen die bepalend zijn voor het verdere traject. Bij nieuwe informatie, of door voortschrijdend inzicht, kunnen ook gemaakte implementatiekeuzes heroverwogen moeten worden.
De governance en programma organisatie hebben daarom een volledige traceerbaarheid nodig om gedurende de gehele Wtp implementatie in control te blijven. Wanneer je weet wat de oorsprong en overwegingen zijn geweest van individuele requirements, hetzij specifieke wetgeving, bestuursbeleid of strategie, dan weet je ook welke requirements of functionaliteit geraakt worden indien één van deze punten wijzigt.
Gebaseerd op SAFe
Wij hebben hiervoor een gefaseerde en gestructureerde methode ontwikkeld en toegepast die gebaseerd is op SAFe. De SAFe methodiek combineert onder andere Agile en Lean principes en kan gebruikt worden voor grootschalige projecten waar meerdere teams opereren. Dit proces geven wij vorm als een requirementsfunnel om tot een volledig, maar vooral ook herleidbaar overzicht van veranderingen te komen waarbij de onderlinge verwevenheid inzichtelijk is gemaakt. Wanneer de kaders of implementatiekeuzes gedurende het traject veranderen, is direct inzichtelijk welke onderdelen van de implementatie geraakt worden.
Door het toepassen van een requirementsfunnel zijn diverse voordelen te behalen
- Volledigheid – De inzet van multidisciplinaire teams borgt de volledigheid en zorgt voor draagvlak
- Concrete resultaten – Elke stap kent een concrete deliverable om naar toe te werken
- Weerbaarheid – deze methode maakt het mogelijk om op een goede manier om te gaan met onzekerheid en nieuwe informatie en inzichten
Requirementsfunnel als gefaseerd proces
De requirementsfunnel is een proces om van een startpunt van de implementatie te komen tot gevalideerde en traceerbare requirements. Deze requirementsfunnel bestaat uit de volgende stappen met ieder een specifiek doel:
Stap 0. Intake
Het pensioenakkoord en de eigen strategie worden gecombineerd en vormen het startpunt van de implementatie
Stap 1. Multidisciplinaire workshops
In multidisciplinaire workshops wordt de impact van de Wtp vastgesteld op alle bedrijfsprocessen. Hierna is er een overzicht van welke onderdelen geraakt worden op welke wijze
Stap 2. Kaders stellen
Binnen deze stap worden de kaders van de requirements vastgesteld. Hierbij is het essentieel dat men accepteert dat nog niet alles bekend is en dat deze onderdelen als zodanig worden geïdentificeerd.
Stap 3. Traceerbaarheid
Wijzigingen worden in kaart gebracht en gekoppeld aan bronnen zoals een Product & dienstencatalogus, beleid of wetgeving. Deze worden vormgegeven als epics.
Stap 4. Prioriteit vaststellen
Epics worden verdeeld in features, die vervolgens geprioriteerd en uitgezet worden in de tijd. Het resultaat is een roadmap voor de implementatie
Stap 5. Valideren
De high level requirements worden opgesteld en gevalideerd met de diverse stakeholders.
Tot slot
Deze methode vraagt initieel extra inzet om te integreren in het programma. Het levert echter veel op in beheersbaarheid en vergroot het incasseringsvermogen voor toekomstige veranderingen. Mocht u geïnteresseerd zijn om eens van gedachten te wisselen, neem dan vooral contact met ons op.
Linda Verweerde - Senior consultant Ensur - linda.verweerde@ensur.nl
Lennart Harderwijk - Senior consultant Ensur - lennart.harderwijk@ensur.nl
